Oppsummering
Klikk her for en kortfattet oppsummering av hva artikkelen handler om. Generert ved hjelp av KI og kvalitetssikret av oss.
- Oppdrag for utarbeidelse og innsendelse av oppgaver til register over reelle rettighetshavere dekkes av ordinær oppdragsavtale, og en tilleggsavtale er ikke nødvendig.
- For kortvarige enkeltoppdrag kan en e-post med beskrivelse av oppdraget og aksept fra oppdragsgiver være tilstrekkelig, som fastsatt i GRFS punkt 3.3.1.
- Det anbefales at oppgaven føres inn blant øvrige oppgaver i Quality/Oppdragsspesifikasjonen, og en egen tilleggsavtale for denne oppgaven frarådes på grunn av potensielle uklarheter.
Fra flere hold er vi blitt forespurt om det for regnskapsførere er behov for å benytte en «sideavtale», «tilleggsavtale» el. ved regnskapsforetakets tjenesteytelse for utarbeidelse og innsendelse av oppgave til register over reelle rettighetshavere.
Slike oppdrag for eksisterende regnskapskunder vil dekkes av ordinær oppdragsavtale som du finner i AQM/Quality. Likevel må det mellom kunde og regnskapsforetaket foreligge en klar forventning eller angivelse av hvorvidt regnskapsforetaket har påtatt seg oppgaven. Det vises for øvrig til GRFS punkt 3.3.1:
«For kortvarige enkeltoppdrag kan det aksepteres å benytte for eksempel en e-post med beskrivelse av oppdraget, sammen med aksept fra oppdragsgiver. Dette må vurderes i det enkelte tilfelle basert på oppdragets karakter og varighet.»
Oppgaven om innsendelse av skjema om reelle rettighetshavere er utvilsomt dekket av begrepet «kortvarig enkeltoppdrag».
Vi har stor forståelse for at Regnskap Norge har sett et behov for å orientere bransjen om denne oppgaven og de nærmere detaljer arbeidsoppgaven krever. Vi vil likevel fraråde bruk av egen tilleggsavtale for å påta seg oppgaven med å utarbeide og innsende melding til registeret. Slike tilleggsavtaler har lett for å operere med egne regler for for eksempel oppsigelse, kontaktpersoner, plikt til å gi opplysninger, fullmakter osv., noe som skaper uklarhet i forhold til det faktum at disse vesentlige forhold allerede er avklart i oppdragsavtalen i AQM/Quality.
AQM og Quality er bygget på det verdigrunnlag at byråkratisering og krav til rutiner skal være godt begrunnet i lovgivning eller ved at brukerne får en mer effektiv og tryggere arbeidshverdag. Det er derfor ved våre vurderinger et generelt prinsipp at det ikke skal reguleres eller stilles krav om dokumentasjon der det ikke er nødvendig eller til brukernes beste.
Der oppgaven utføres i enkeltstående tilfeller, noe som jo er å anbefale idet regnskapsforetaket ikke nødvendigvis holdes løpende orientert om endringer i reelle rettighetshavere hos kunden, er det vår oppfatning at det er fullt tilstrekkelig at oppgaven føres inn blant øvrige oppgaver i Quality/Oppdragsspesifikasjonen.
Dersom erfaring skulle vise at regnskapsforetak likevel ønsker å påta seg undersøkelse og innlevering av reelle rettighetshavere som en løpende oppgave, vil vi anbefale PowerOffice at oppgaven føres inn som en default-oppgave. Vi understreker likevel vår betenkelighet i at regnskapsforetaket påtar seg dette som et løpende oppdragsforhold.
I AQM finner du nå kundebrevet «Register over reelle rettighetshavere», som kan benyttes der ditt foretak ønsker å påta seg registrering av reelle rettighetshavere som en enkeltstående tjeneste.
Nysgjerrig på hva AQM er? Ta kontakt med advokat Jennie Bratlie på jennie@strandenas.no eller sjekk ut mer her.
