Både Oljefondet og IKEA har vært i tingretten med arbeidsrettssaker nylig. I Oljefondets sak falt dommen denne uken og fondet ble frikjent, mens IKEA venter på dom. Sakene har klare fellestrekk, og er av interesse for alle bedrifter som har ansatte.
Det disse sakene har til felles er at det er arbeidstakere som oppleves veldig kranglete og vanskelige av arbeidsgiver, og som oppleves av i hvert fall enkelte andre arbeidstakere som at de gjør hverdagen på arbeidsplassen svært slitsom og utrivelig. Dette kan skje på alle arbeidsplasser. Vi har mange ganger bistått arbeidsgivere og arbeidstakere i saker hvor videre samarbeid har fremstått fastlåst og umulig. Noen ganger har vi funnet løsninger, andre ganger har vi ikke lyktes.
Uten å kjenne de aktuelle sakene annet enn fra media, og selv om Oljefondet ble frikjent og vi ikke vet utfallet av IKEAs sak ennå, tenker vi at de viser hvor galt det kan gå. En arbeidsrettssak er av og til nødvendig, men det er sjelden en god løsning. Imidlertid står du betraktelig sterkere, og senker sjansen for en rettssak, ved å ha en sterk sak med gode bevis.
Vi opplever at mange ledere av frykt for konflikter tolerer langt mer enn de burde. Likevel anbefaler vi at lederen før noe gjøres forsøker å forstå den vanskelige ansattes rasjonalitet og hvorfor det ageres som det gjør. Noen ganger kan man få en aha-opplevelse, og om ikke annet så gir en slik øvelse et bedre utgangspunkt for samtalen og en eventuell videre prosess som følger. Og uansett er det uttrykk for en respekt ledere skal ha for ansatte, også vanskelige ansatte, selv om det kan oppleves utfordrende. Husk også på at første samtale ikke bare er for å legge et grunnlag for senere oppsigelse. Det hender at ansatte kan forandre adferd og at problemet kan løse seg. Det er målet.
Den vanskelige personen er kanskje den siste til å se hvordan de selv ødelegger for miljø, firmakultur og ofte omsetning. De fleste som oppleves vanskelige har et klart rasjonale bak adferden sin, det er bare et rasjonale som er litt annerledes enn kollegers og ledelsens rasjonale.
Vi lever i et samfunn som ikke bare tolerer fri meningsbrytning, men hvor ledere raskt utstyres med kallenavn som despot og diktator. Likevel er det en leders oppgave å tørre å påpeke negative holdninger og destruktiv adferd hos ansatte og å arbeide for å endre slik framferd. Dette er viktig for arbeidsmiljøet og dermed for å beholde ansatte og ikke minst for å beholde kunder og omsetning.
Problemet er hvordan påpeke uønsket adferd og hvordan samle dokumentasjon til en eventuell konflikt? Hvilke bevis holder og hvordan samle dem inn og dokumentere dem? Og dokumentasjonen må deretter kunne fungere som bevis dersom saken havner i rettssystemet. For selv om man ikke ønsker at saken skal havne i rettssystemet så har ingen arbeidsgiver full kontroll på om den faktisk havner der.
Arbeidsgiver må derfor kunne å bevisføre hvorfor man har gitt en reprimande, en advarsel, et varsel om oppsigelse, en endret stilling eller i ytterste fall en oppsigelse eller avskjed. Uten bevis har lederen heller ikke grunnlag for å gi reaksjoner.
Eksempler på bevis er blant annet andre ansattes opplevelser, anonyme spørreundersøkelser, lydopptak av samtaler, telefonsamtaler, e- poster og kunders reaksjoner. Disse bevisene må være i en form som kan fremlegges. Andre ansatte må være villige til å vitne i en rettssak, og før det akseptere at den vanskelige ansatte får vite at de opplever adferden som slitsom og ubehagelig. Kunders reaksjoner kan dokumenteres i form av tilbakemeldinger på e-post eller kan være nedtegnet med tidspunkt og helst kundens navn. For at et opptak skal være lovlig må den som tar opp være en del av samtalen og helst bør alle være kjent med at samtalen tas opp. Samtaler og telefonsamtaler kan oppsummeres i e-poster som sendes den ansatte. Om den ansatte ikke motsier innholdet er det et godt utgangspunkt.
Her må du balansere etikk og regler om personvern og verdighet mot ekte bevisverdi. Referat fra møter kan ha betydelig bevis verdi, særlig der den ansatte selv underskriver. Andre kilder til bevis er medarbeidersamtaler, rapporter fra bedriftshelsetjenesten, verneombud, tillitsvalgte og innleide konsulenter.
Den vanskelige ansatte kan nok ha sin historie å fortelle, men ansvaret for godt og forsvarlig arbeidsmiljø og ikke minst god lønnsomhet påhviler deg som leder.
