Oppsummering
Klikk her for en kortfattet oppsummering av hva artikkelen handler om. Generert ved hjelp av KI og kvalitetssikret av oss.
- Planlegging og avtale: Arbeidsgiver må drøfte ferieplanlegging med arbeidstaker eller tillitsvalgte i god tid og gi underretning minst to måneder før ferien starter, med mindre særlige grunner hindrer dette.
- Endringer av ferie: Fastsatt ferie er bindende, men kan endres kun ved uforutsette hendelser som skaper vesentlige driftsproblemer, og hvis det ikke er mulig å skaffe stedfortreder.
- Erstatningsansvar: Manglende oppfyllelse av kravene til underretning eller drøfting kan føre til vurdering av erstatningsansvar etter Ferieloven § 14.
Sommerferien er ikke langt unna. Arbeidstaker har kanskje bestilt ferietur med alt det måtte innebære av planlegging, utgifter til fly og hotell, og ikke minst glede og forventninger til tid og hygge med familie og venner. Hva skjer så hvis du som arbeidsgiver på grunn av uforutsette hendelser må endre arbeidstakers ferie; kan du i det hele tatt gjøre det og på hvilke vilkår?
1. Når ferie skal avvikles hører under arbeidsgivers styringsrett
Det hører under arbeidsgivers styringsrett å bestemme når arbeidstakers ferie skal avvikles. Ferieloven setter imidlertid visse grenser for denne styringsretten. I henhold til ferieloven § 6 (1) skal arbeidsgiver i god tid før ferien drøfte fastsetting av ferie og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte. Blir man ikke enige er det arbeidsgiver som fastsetter ferien innenfor de grenser som følger av ferieloven §§ 7-9.
Arbeidstaker kan kreve å få underretning om fastsettingen av ferie tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til, såfremt ikke særlige grunner er til hinder for dette, jf. § 6 (2). Formålet bak denne bestemmelsen er at det skal være mulig for arbeidstaker å kunne planlegge ferien sin i god tid. Denne underretningsplikten gjelder bare når arbeidstaker uttrykkelig krever underretning. Denne bestemmelsen er kun det vi kaller en ordensforskrift, og det medfører ikke ugyldighet om den ikke følges. Dette kan imidlertid ha betydning ved vurderingen av eventuelt erstatningsansvar etter ferieloven § 14.
2. Når kan arbeidsgiver endre en arbeidstakers fastsatte ferie?
2.1 Vilkårene for endring av arbeidstakers fastsatte ferie
Hovedregelen er at etter at arbeidstakers ferie har blitt fastlagt er dette bindende for arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsgiver kan imidlertid på visse vilkår endre arbeidstakers fastlagte ferie. Vilkårene for dette fremgår av ferieloven § 6 (3). Vilkårene er strenge og kan oppsummeres slik:
• Det må dreie seg om uforutsette hendelser
• De uforutsette hendelsene må skape vesentlige driftsproblemer for virksomheten
• det kan ikke være mulig å skaffe stedfortreder
Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden, dvs. det er arbeidsgiver som må kunne bevise, at disse betingelsene foreligger.
2.2 Uforutsette hendelser som vil skape vesentlige driftsproblemer for virksomheten
Det fremgår av ferieloven § 6 (3) at tiden for ferie som arbeidstaker har mottatt underretning om kan endres av arbeidsgiver dersom det er «nødvendig på grunn av uforutsette hendinger». Slik endring kan bare foretas når avvikling av den fastsatte ferien på grunn av «uforutsette hendinger vil skape vesentlige driftsproblemer».
For det første er det altså slik at det må dreie seg om ferietid som arbeidstaker har «mottatt underretning om». Dersom arbeidstaker enda ikke har blitt underrettet om sin ferieperiode vil det å endre denne vanligvis ikke skape noen problemer, da arbeidstaker enda ikke har hatt grunn til å innrette seg etter tidspunkt for ferie ved f.eks. å bestille hotell, flybilletter osv.
Det må videre være snakk om «uforutsette hendelser». Det vil si at det må dreie seg om hendelser som det ikke var mulig for arbeidsgiver å kunne forutse eller planlegge for. Eksempler på dette kan være plutselig sykdom hos nøkkelpersonell, uventede tekniske problemer, store endringer i markedet eller naturkatastrofer.
Disse «uforutsette» hendelsene må videre skape «vesentlige driftsproblemer» i virksomheten. Hendelsene må altså være av en viss alvorlighetsgrad. Hvis vi tar eksempelet ovenfor med uventede tekniske problemer kan det f.eks. være systemfeil som krever umiddelbar oppmerksomhet og tilstedeværelse av spesialister som skal på ferie. Dreier det seg om naturkatastrofer kan det være at disse påvirker virksomhetens drift og krever umiddelbar handling.
2.3 Det må ikke kunne skaffes stedfortreder
For at arbeidsgiver skal kunne endre arbeidstakers fastsatte ferie er det etter ferieloven § 6 (3) videre et vilkår at «det ikke kan skaffes stedfortreder».
Det må altså ikke være mulig for arbeidsgiver å kunne skaffe vikar for vedkommende arbeidstaker. Dersom det er mulig å skaffe vikar vil dette medføre at det ikke kan anses «nødvendig» å endre arbeidstakers ferie.
2.4 Spørsmålet om endring skal på forhånd drøftes med arbeidstaker
Iht. ferieloven § 6 (3) andre ledd skal arbeidsgiver på forhånd drøfte spørsmålet om endring med arbeidstaker. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingen.
Under drøftingen plikter arbeidstaker å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet. Dette for at arbeidsgiver før avgjørelsen treffes skal kunne vurdere omkostningene ved å endre ferien mot omkostningene ved å gjennomføre den fastsatte ferien.
Unnlatt drøfting medfører ikke ugyldighet, men kan medføre erstatning utmålt etter ferieloven § 14 i stedet for eller i tillegg til § 6 (3).
3. Erstatning for merutgifter som følge av endring av ferie
Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av en omlegging av ferien, jf. § 6 (3) tredje ledd. Dette kan f.eks. være avbestillingsgebyrer, endringsgebyrer eller ekstra reiseutgifter som følge av at arbeidstakeren må bestille nye billetter eller overnattinger på grunn av omleggingen. Merutgifter som arbeidstaker ikke har gitt opplysninger om under drøftingen, kan bare kreves erstattet i den utstrekning de fremstår som nærliggende følger av omleggingen.
Denne bestemmelsen gir bare rett til erstatning for dokumenterte merutgifter og ikke erstatning for oppreisning, tort og svie eller annen ulempeerstatning av ikke-økonomisk karakter.
Erstatningen for dokumenterte merutgifter som følge av endring av ferien er skattepliktig for arbeidstaker.
4. Hva hvis arbeidstaker allerede er på ferie?
Det kan oppstå tilfeller hvor det anses nødvendig for virksomheten å kalle tilbake en arbeidstaker som allerede er på ferie. Har arbeidsgiver anledning til å gjøre dette?
Slike tilfeller er ikke regulert i ferieloven. Det må her dreie seg om helt ekstraordinære situasjoner i virksomheten. Det må altså være snakk om helt virksomhetskritiske situasjoner som det ikke er mulig å løse uten å kalle tilbake en eller flere arbeidstakere. Dette kan være aktuelt for visse yrkesgrupper eller bransjer, f.eks. leger eller sykepleie, politi eller brannvesen.
Dersom det oppstår slike situasjoner bør arbeidstaker som enten selv velger å avbryte sin ferie, eller som kalles tilbake tilbys en form for kompensasjon. Det vil også være naturlig for arbeidsgiver å erstatte eventuelle kostnader som oppstår for arbeidstaker som følge av at ferien må avbrytes.
