Bruk av tredjeparter i antihvitvaskingsarbeid

Mange rapporteringspliktige og deres kunder opplever særlig ved onboarding av nye kunder at antihvitvaskingsarbeidet krever mye tid og ressurser. Bruk av tredjeparter og mer samarbeid mellom de rapporteringspliktige er utvilsomt et viktig virkemiddel for å forenkle antihvitvaskingsarbeidet og samtidig bidra til bedre kundetilfredshet.

Tre muligheter

Det er hovedsakelig tre måter rapporteringspliktige kan benytte tredjeparter på i deres antihvitvaskingsarbeid:

(i) innkjøp eller innleie av systemer som støtteverktøy («AML-systemer»);
(ii) å bygge på kundetiltak utført av tredjeparter; og
(iii) å utkontraktere kundetiltak eller oppgaver til tredjeparter.

Nedenfor følger en gjennomgang av ulike muligheter for bruk av tredjeparter for rapporteringspliktige.

Støtteverktøy

Dagens krav til rapporteringspliktige er så omfattende at selv de aller minste foretakene må benytte støtteverktøy for å kunne oppfylle lovens krav. Støtteverktøy innen antihvitvaskingsarbeid omtales gjerne som AML-verktøy eller AML-systemer. Noen systemer gir muligheter for å søke i PEP-registre og sanksjonslister, noen genererer egenerklæringsskjemaer, noen foretar en risikoscore av kunden, mens andre systemer kanskje gjør alt.

I enkelte sammenhenger vil bruk av AML-systemer kunne anses som en utkontraktering av kundetiltak etter hvitvaskingsloven § 23. Det avgjørende er i henhold til Finanstilsynets rundskriv hvorvidt «systemet kun gir generisk data som grunnlag for en vurdering, eller om vurderingene også foretas i systemet». Dersom systemet foretar en risikovurdering- og klassifisering for den rapporteringspliktige, vil bruken av systemet anses som utkontraktering.

For mange grupper rapporteringspliktige, er virkeligheten imidlertid ikke så svart/hvit. Enkelte AML-systemer varsler om enkelte identifiserte risikoer, og foreslår gjerne hvilken risiko man bør sette på kunden. Vurderingen gjøres til syvende og sist av den rapporteringspliktige selv, som selv må begrunne sin vurdering. Disse grensetilfellene kan derfor etter vårt syn ikke anses som utkontraktering.

Kundetiltak utført av tredjeparter

Hvitvaskingsloven § 22 åpner for at en rapporteringspliktig kan legge til grunn kundetiltak utført av andre rapporteringspliktige. Bestemmelsen innebærer i praksis en lemping av pliktene ikke bare for rapporteringspliktige, men også for kundene som slipper for eksempel å avgi elektronisk identifikasjon eller utfylle egenerklæringsskjemaer flere ganger.

Det er ikke noe krav om at tredjeparten er av samme type rapporteringspliktig man selv er. En revisor kan derved kontakte kundens bank etter nærmere avtale og be utlevert kundetiltak som nevnt i hvitvaskingsloven § 12 første til tredje ledd, § 13 første til tredje ledd og femte ledd og § 14. Tilsvarende kan en regnskapsfører utlevere overnevnte kundetiltak til kundens revisor.

En sentral forutsetning for å kunne legge til grunn tredjeparters kundetiltak, er at det er inngått skriftlig avtale mellom de to rapporteringspliktige. Gjennom avtalen skal det sikres at tredjeparten overholder regler tilsvarende norsk hvitvaskingslov, og at tredjeparten sender den rapporteringspliktige all informasjon og dokumenter som er innhentet, jf. § 22 tredje og fjerde ledd.

Utlevering av opplysninger etter § 22 medfører ikke brudd på lovbestemt taushetsplikt når kunden er informert om at opplysningene og dokumentene utleveres.

Utkontraktering

Etter hvitvaskingsloven § 23 kan kundetiltak og andre plikter nært tilknyttet kundetiltak utkontrakteres. Andre oppgaver kan typisk være løpende oppfølging, transaksjonsovervåking og lagring av dokumentasjon.

Utkontraktering innebærer at rapporteringspliktige inngår avtale med andre aktører om å gjennomføre tjenester på deres vegne og med utgangspunkt i den rapporteringspliktiges hvitvaskingsrutiner. Det er ikke noe krav om at tredjeparten selv må være rapporteringspliktig, i motsetning til regelen i § 22.

Søk i screeninglister og innhenting av for eksempel AML-rapporter gjennom tredjemannssøk omfattes ikke av utkontrakteringsbestemmelsen.

Ved utkontraktering etter § 23 må det inngås en skriftlig avtale som må inneholde materielle krav til foretaket det utkontrakteres til. Avtalen bør blant annet inneholde klausuler som sikrer at den rapporteringspliktige til enhver tid får nødvendig bistand.