Er du blitt kvalitetsansvarlig i ditt regnskapsforetak? Er du litt usikker nå? «Hvor skal jeg begynne?» tenker du kanskje. «Må jeg lage lange dokument uten reelt innhold?» Føles oppgaven meningsfylt?
Etter regnskapsførerloven og GRFS er det du som har ansvaret for den overordnende kvalitetsstyringen i selskapet. Vi har laget ti råd til deg som forhåpentligvis gjør arbeidet litt enklere:
1. Del arbeidet med andre – involver dine kollegaer med stolt engasjement
Som kvalitetsansvarlig skal man ikke gjøre alt; opplæring, internkontroll, hvitvaskingsansvar, lederansvar, oppdragsansvar, forberedelse til kvalitetskontroll og håndtering av misfornøyde kunder.
Du skal lage ett system som skal brukes. Du er ikke en nyttig papegøye som gjengir lovkrav. Din oppgave er å lage et bedre regnskapskontor for ansatte og kunder, intet mindre. La dine kollegaer bidra – det er de som skal bruke kvalitetssystemet. Har de ikke vært med blir de fort mot, og ser på deg over knekkebrødlunsjen med et blikk som sier «har ikke du noe bedre å gjøre?»
2. Tenk risikobasert og forholdsmessig. Vurder ditt selskaps størrelse og behov
«Kvalitetsstyringen skal tilpasses omfanget av, og kompleksiteten i, virksomheten» står det i regnskapsførerloven. Dette betyr at du for eksempel ikke skal skrive avviksmelding til deg selv, om du jobber alene. Men kanskje skal du ha en elektronisk journal der du fører opp tiltak i kvalitetsarbeidet løpende. Holde fokus på avvik. Hvem trenger ikke en huskeliste? Selv soloflyvere følger sjekklister.
Ta hensyn til regnskapsoppdragenes størrelse og kompleksitet, antall medarbeidere og medarbeidernes kompetanse. Et mindre regnskapsforetak med få ansatte, der oppdragene er enkle og ryddige, vil ha mindre behov for «skriftlige og overordnede rutiner», men rammen må du ha. Det du må unngå er at kvalitetsstyringen blir et skjemavelde og en tidstyv, som så mange andre gode forsetter.
3. Ditt hode er ikke et kvalitetssystem
Kvalitetsstyringen i foretaket skal dokumenteres. Dette betyr ikke at man trenger å ha alle retningslinjer og rutiner på papir. Det meste har du forhåpentlig allerede. Det holder ofte å henvise til dette som dokumentasjon.
Vår erfaring er at kontrollmyndighetene stiller svært strenge krav til selv de minste aktørene i markedet. Vær derfor varsom i dine vurderinger om hva du velger å omtale unnlate eller bare behandle overfladisk.
4. Vær spesielt oppmerksom på roller og organisering
Hvem gjør hva? Forsvarlig kvalitetsstyring innebærer at regnskapsforetaket «organiserer» seg slik at det blir tilstrekkelig trygghet og klarhet i ansvarsoppgaver. Hva gjør oppdragsansvarlig, teamleder, medarbeider, daglig leder og kvalitetsansvarlig?
I tillegg til rutinen for å måtte oppfylle skikkehetskravet, må ditt kvalitetssystem omtale hvordan foretaket er organisert. Beskriv hvem som rapportere til hvem, hvem som har personalansvar, hvem som er hvitvaskingsansvarlig, hvem som er IT-ansvarlig og hvilke oppgaver disse har. Kanskje enda viktigere: hvilke oppgaver har de ikke?
5. “Plans are nothing, planning is everything”
Dwight D. Eisenhower planla D-dagen i 1944. Han var ikke nådig mot fastlagte planer, for han visste det ville komme overraskelser. Kvalitetsarbeid er å forsøke å forestille seg hva om kan gå galt og å hindre at det gjør nettopp det.
Ta deg litt tid når risikoen vurderes. Det blir kanskje ikke strømløst fra januar til mars i Norge, men du kan jo få en tung influensa? Hvilke indre og ytre risikoer kan du forutse?
6. Kvalitetsstyringen skal være overordnet – ikke beskriv på nytt det du allerede har beskrevet
Dobbeltarbeid er frustrerende og skaper ikke verdi. Du skal ikke skrive om GRFS til «to-do»-form. Bruk ikke tid på å beskrive det du eller andre allerede har beskrevet, men pass på å beskrive og tilpasse det til ditt foretaks virkelighet.
Henvis heller til det du allerede har. Du har sikkert allerede et oppdragsstyringssystem med kunder, oppdrag, frister, ansvarlige og oppdragsavtaler. Hvis ikke er tiden moden for å gå til innkjøp av det nå.
Oppdragsstyringssystemet er nesten 80 % av ditt overordnede kvalitetssystem, men det mangler å være «overordnet», beskrive kvalitetsmål og lage avviksmeldinger. Du som har hvitvaskingsrutiner, risikostyring og personvern på plass, henviser til dette. Eller klipp og lim i word.
7. Digitalisering – alle deler som smaker av papirbaserte løsninger er feil
De aller fleste regnskapsforetak er langt på vei fulldigitaliserte. Tiden med utallige sjekklister og rutiner som skal fylles ut manuelt er over nå. Kvalitetsstyringen gjør du digitalt, og du oppdatere beskrivelsen løpende. Du bør systematiserer og lagre avvik for å lære og forbedre.
8. Ta eierskap til kvalitetsmålene
Hva er din unike strategi og din unike kvalitet? Alle nye biler tilfredsstiller veitrafikklovens krav til kjøretøy, men de har ikke samme kundeopplevelse. Kvalitet er også gode kundemøter med god kaffe og glimt i øyet. Gode samtaler som kartlegger kundens interne rutiner kan faktisk være din kundes beste dag. Hva skal til for at du oppleves av kunder og andre eksterne som et kvalitetskontor?
Kvalitet er lønnsomt. Hva er det som gjør foretaket unikt, og hva er det som gjør det til et unikt kvalitetsforetak, hva innebærer «kundefokus», deres «kompetanse», deres «evne til å levere» helt konkret? Fremhev dette i kvalitetsstyringen og ha dette som en ledestjerne i hele kvalitetsstyringssystemet.
9. Avviksmeldinger. Håndtering og lukking
En viktig del av et kvalitetssystem er hvordan foretaket håndterer avvik. Sentrale spørsmål å tenke på i denne sammenheng er hva som er et avvik, hvem kan melde avvik, når skal avvik meldes, hvem skal behandle avvikene, hvordan skal de behandles, og hvordan og når skal avvikene lukkes.
10. Bruk en, eller helst flere, maler
Da vi for 20 år siden laget vårt kvalitetssystem, brukte vi «mottak av pasient» på et sykehus og «det beste verksted» fra et bilkonsern som mal. I dag har nesten alle bransjer krav til kvalitetssystem. ISO 9000-serien og ISQM fra revisorene er åpenbart sentrale.
Både vi og andre tilbyr malverk, men viktigst er din og ditt kontors utfylling og tilpasning til den virkelige verden.
Lykke til i arbeidet med «verdens beste og enkleste kvalitetsplan»!
