Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) trer i kraft 01. juli 2022. Over 8800 norske bedrifter vil omfattes av den nye loven, og i denne artikkelen skal vi gi en overordnet oversikt over de mange plikter som følger av loven, og gir noen tips til hvordan virksomheter som omfattes av loven kan gå frem for å sikre etterlevelse.
Hvem gjelder loven for?
Åpenhetsloven vil gjelde for større virksomheter som er hjemmehørende i Norge og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Med «større virksomheter» menes virksomheter omfattet av regnskapsloven § 1-5:
– Allmennaksjeselskap
– Børtnoterte selskaper
– Andre regnskapspliktige der det er fastsatt i forskrift
eller virksomheter som oppfyller to av tre følgende vilkår på balansedagen:
– Salgsinntekt over 70 MNOK
– Balansesum over 35 MNOK
– Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret på 50 årsverk
I vurderingen av om overnevnte vilkår er oppfylt, skal et konsern vurderes under ett som én enhet. Det betyr at morselskapets forretningsvirksomhet skal anses å omfatte aktiviteten til både mor – og datterselskapene. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.
Aktsomhetsvurdering
Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og tjenester. For å oppnå lovens formål, stiller loven krav til at virksomheter som er omfattet av loven skal utføre aktsomhetsvurderinger for å kartlegge, forebygge, avbøte og redegjøre for hvordan de håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser av sin egen virksomhet, leverandørkjede og sine forretningsforbindelsers virksomhet, jf. åpenhetsloven § 4.
Hensikten er å gi allmennheten tilgang til virksomhetens risikokartlegging og de risikoområdene virksomheten har valgt å fokusere på i sine aktsomhetsvurderinger. Aktsomhetsvurderingen skal inkludere alle «faktiske og potensielle» risiko. Det er viktig å merke seg at vi her ikke snakker om finansiell risiko, markedsrisiko, operasjonell risiko, omdømmerisiko mv., men risikoen for negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn.
Aktsomhetsvurderingene skal skje i tråd med OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv, og fremgangsmåten kan illustrert slik:
KILDE: OECDS VEILEDER FOR AKTSOMHETSVURDERINGER FOR ANSVARLIG NÆRINGSLIV
OECD’S veileder er mer omfattende enn kravene i åpenhetsloven, men gir likevel gode holdepunkter og retningslinjer for hvordan virksomhetene kan gå frem. Forbrukertilsynet har selv fremholdt følgende fremgangsmåte for etterlevelse at aktsomhetsvurderingskravet:
(i) Forankre ansvarlighet i styret
(ii) Retningslinjer og bedriftskultur
(iii) System for håndtering av informasjonsplikten
(iv) Kartlegging
(v) Risikoanalyse
Aktsomhetsvurderingen skal gjennomføres regelmessig. Hyppigheten på og arten og omfanget av aktsomhetsvurderingene vil avhenge av den enkelte virksomhetens karakter, jf. § 4 (2).
Offentlig redegjørelse – i årsberetningen?
Når virksomheten har gjennomført sin aktsomhetsvurdering, har virksomheten så en plikt til å offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene, jf. § 5. Redegjørelsen skal minst inneholde
(i) En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige forhold;
(ii) Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlige risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger; og
(iii) Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet/forventet resultat av tiltakene.
Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år eller når det skjer vesentlige endringer i foretakets risikobilde. Fristen er sammenfallende med regnskapslovens frist for fastsettelse av årsregnskap og årsberetning, jf. regnskapsloven § 3-1. Det er viktig å merke seg at det ikke vil være krav om en offentlig redegjørelse ved innlevering av årsregnskapet for 2021 idet denne fristen faller dagen før åpenhetsloven trer i kraft.
I lovens forarbeider diskuteres hvordan den offentlige redegjørelsen skal offentliggjøres. Fordi redegjørelsen skal være lett tilgjengelig for allmennheten, skal redegjørelsen tilgjengeliggjøres på foretakets nettsider, samtidig som den kan inngå i redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 bokstav c. I foretakets årsberetning skal det opplyses om hvor redegjørelsen er tilgjengelig. Redegjørelsen skal signeres av styret og daglig leder.
Hvor åpen må man egentlig være?
Åpenhetsloven gir «enhver» rett på informasjon om hvordan en virksomhet håndterer faktisk og potensielle negative konsekvenser under aktsomhetsvurderingen, jf. § 6. Med «enhver» menes alle som ønsker informasjon, som for eksempel forbrukere, organisasjoner, journalister, investorer mv. En slik forespørsel om informasjon – i loven omtalt som et informasjonskrav – skal kunne besvares «innen rimelig tid» og senest tre uker etter at kravet er mottatt. Foretak som omfattes av loven bør derfor etablere en mottaksrutine for informasjonskrav, som for eksempel ved opprette en mailadresse hvor informasjonskrav skal rettes og ved å utpeke en ansvarlig i organisasjonen med ansvar for at henvendelser blir behandlet innen fristen.
Et informasjonskrav kan vært generelt eller knytte seg til mer særskilte varer eller tjenester virksomheten leverer, som for eksempel
«Hvor stammer råvarene deres fra, og hva gjør deres virksomhet for å ivareta arbeidsforholdene på produksjonsstedet?»
Omfanget av virksomhetens informasjonsplikt vil variere avhengig av informasjonskravet og størrelsen på virksomheten som kravet rettes til. Fra lovens forarbeider fremgår det til illustrasjon at det ikke forventes at små og mellomstore virksomheter skal bruke «store ressurser» på å ettergå leverandørkjeder.
Det er noen unntak både til tidsfristen og informasjonsplikten. Et informasjonskrav kan avslås dersom
(i) Kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder;
(ii) Kravet er åpenbart urimelig;
(iii) Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noen personlige forhold; og
(iv) Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts – og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår.
Det er med andre ord ikke slik at loven setter virksomhetens forretningshemmeligheter, strategier og know-how under nevneverdig press.
Tilsyn og sanksjoner
Loven trer i kraft 01. juli, og norske virksomheter som omfattes av loven må i prinsippet forholde seg til pliktene som følger av loven fra dette tidspunkt. Overgangsperioden er nå.
Flere aktører har imidlertid tatt til ordet for at sanksjonsregimet bør utsettes med 12 måneder, blant annet fordi det enda ikke foreligger tilstrekkelig veiledning fra Forbrukertilsynet – som vil være tilsynsmyndighet. Forbrukerdirektøren har gitt uttrykk for forståelse overfor næringslivet, men har samtidig understreket at tilsynet vil slå hardt ned på omfattende og åpenbare brudd på lovens bestemmelser. Blant sanksjonene som kan vedtas er forbud eller påbud for å sikre at loven overholdes, tvangsmulkt dersom et vedtak eller et pålegg ikke etterkommes, og overtredelsesgebyr dersom foretaket gjentatte ganger overtrer pliktene i loven.
I skrivende stund pågår det en debatt om hvorvidt åpenhetsloven egentlig pålegger virksomheter noen nye plikter idet OECDS retningslinjer for ansvarlig næringsliv har vært førende for norske virksomheter i en årrekke. Det kan etter vårt syn imidlertid ikke være noen tvil om at åpenhetsloven medfører til dels nye og omfattende krav for de det gjelder, og vår anbefaling er at arbeidet med aktsomhetsvurderinger og rutiner for mottak og behandling av informasjonskrav ikke undervurderes og iverksettes så fort som mulig.
