Ny oppdragsavtale i PowerOffice Go Quality

29. okt 2021

I høst har Advokatfirmaet Strandenæs revidert oppdragsavtalen i PowerOffice Go Quality. Avtalen genereres utfra de valg du som regnskapsfører huker av på ved onboarding av nye kunder. Avtalen tar, i større grad enn før, høyde for den digitale samhandlingen mellom regnskapsfører og kunde og plattformen regnskapet føres på, og inneholder nå viktige klausuler for regnskapsforetakets antihvitvaskingsforpliktelser. Resultatet er en mer presis og regnskapsførervennlig oppdragsavtale som er enkel å fylle ut og benytte i en praktisk hverdag.

Mer fokus på lisens og IT

Eldre versjoner av oppdragsavtaler for regnskapsoppdrag bærer lite preg av at regnskapsarbeid nå i all hovedsak er heldigitalt. Rutinebeskrivelse for «mottak av bilag», fordelingen av hvem som «skanner inngående faktura» og avklaringer rundt hvilket tidspunkt regnskapsmateriale skal «makuleres», er problemstillinger de færreste regnskapsforetak står overfor i dag. Dagens krav til kvalitetssystemer og intern kontroll krever at regnskapsførere har oppdaterte og dekkende oppdragsavtaler som gjenspeiler det faktiske oppdraget. Generelle og upresise oppdragsavtaler er et gjennomgående problem i tvistesaker mellom regnskapsfører og kunden.

Den reviderte avtalen i Go Quality gir deg innledningsvis nå tre valg:

(i) Hvem eier lisens?
(ii) Hvem skal motta faktura for systemkostnader?
(iii) Hvis kunde er lisenshaver: skal regnskapsfører ha administrasjonsrettigheter?

Teksten i oppdragsavtalen tilpasses de alternativer man velger.

Om du som regnskapsfører skal være lisenshaver til regnskapssystemet eller ikke, vil avhenge av flere omstendigheter. Strategi og kommersielle betraktninger er bare én side av spørsmålet. For regnskapsforetak som har rene systemkunder vil eierskap til lisens avhenge av samarbeidsavtalen med systemleverandør.

Det hele bunner i spørsmålet om risiko og sikkerhet. For regnskapsførere er stenging av regnskapssystem en vesentlig og ikke minst effektiv misligholdsbeføyelse overfor ikke-betalende kunder. Velger du imidlertid å la kunden eie lisens, har du kun en begrenset bruksrett til regnskapssystemet, og kan ikke stenge kunden ute. På den annen side har du heller ikke et leverandøransvar for regnskapssystemet, og du kan fortsatt stanse arbeidet.

Hvitvaskingsloven krever nye presiseringer

Autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerforetak er rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven. For oppdrag som krever oppdragsavtale, skal det gjennomføres en risikoklassifisering og en kundetiltaksprosess for hver enkelt kunde både ved oppdragets oppstart, jf. hvitvaskingsloven § 11, men også gjennom løpende oppfølging, jf. hvitvaskingsloven § 24.

Etter hvitvaskingsloven § 11 (1) skal kundetiltak iverksettes «før etablering» av kundeforholdet. Et kundeforhold må anses etablert senest ved signatur på oppdragsavtalen. For at regnskapsfører skal kunne iverksette kundetiltak, da ved for eksempel å utbe seg opplysninger fra tredjepersoner, og motta konfidensielle opplysninger fra kunden (som også kan inneholde sensitive personopplysninger), må regnskapsfører ha en fullmakt og et grunnlag. Ikke minst bør kunden kreve at regnskapsfører har påtatt seg en taushetsplikt. Ved å innta en ny klausul i avtalen om at oppdraget forutsetter at nødvendige kundetiltak blir gjennomført, og pålegge kunden en plikt til å fremskaffe nødvendig dokumentasjon, er regnskapsfører sikret både en fullmakt til å gjennomføre kundetiltak, og ikke minst kan man ta betalt for arbeidet.

Dersom kunden underveis i oppdraget innretter seg på en slik måte at det ikke er mulig for regnskapsfører å gjennomføre kundetiltak, eller resultatet av kundetiltakene ikke gir en adekvat eller tilfredsstillende konklusjon, kan regnskapsfører nå heve avtalen på denne bakgrunn. Den nye klausulen er et resultat av hvitvaskingsloven § 24 (4) som krever at regnskapsfører avvikler kundeforholdet dersom kundetiltak ikke kan gjennomføres.

Databehandleravtale

Databehandleravtalen i oppdragsavtalen har blitt noe mer omfattende og inneholder nå blant annet nye erstatnings – og ansvarsregler. I det nye dokumentet «Bilag til Oppdragsavtale» er det spesifisert kategorier av registrerte, typen personopplysninger som behandles, type særlige kategorier personopplysninger som behandles, underleverandører og varslingsrutiner. Kategorier av registrerte og typen personopplysninger som behandles vil variere utfra hvilke oppgaver regnskapsfører påtar seg å utføre, og genereres automatisk i Go Quality.

Implementering av avtalen

GRFS oppstiller krav om at oppdragsavtalen til enhver tid skal være dekkende for oppdraget. Det er derfor ingenting i veien for å benytte seg av tidligere maler og standarder, så lenge oppdragsspesifikasjonen gjenspeiler det faktiske oppdraget.

En oppdragsavtale som imidlertid ikke omtaler systemet regnskapet føres i, hvem som har hvilke tilganger og hvem som er lisenshaver, vil lett kunne danne grunnlag for tvister mellom regnskapsfører og kunde. Vi anbefaler derfor regnskapsførere å benytte siste versjon av oppdragsavtalen på nye kunder. På gamle kunder kan oppdragsavtalen med fordel byttes ut som ledd i den årlige oppfølgingen og gjennomgang av kundens interne rutiner.
Har du ikke Go Quality, men likevel ønsker å benytte deg av den nye oppdragsavtalen? Ta kontakt med oss!

Advokat Harald F. Strandenæs deltok på PowerBlogg tidligere denne uken for presentere den reviderte oppdragsavtalen. Bloggen kan du se her:

Jennie Elise Bratlie

Advokat

928 59 784