Den 29. september 2022 ble utkastet til ny god regnskapsføringsskikk (GRFS) publisert. GRFS utfyller gjeldende lover og forskrifter på regnskapsføringsområdet, men har ikke lov- eller forskriftsstatus. Standarden er likevel rettsliggjort ved at både någjeldende og ny regnskapsførerlov inneholder og henviser til begrepet «god regnskapsføringsskikk». GRFS henviser til den enhver tid rådende oppfatning av hva som er god yrkesutøvelse blant regnskapsførere, og utfyller flere av regnskapslovgivningens bestemmelser.
Ny regnskapsførerlov inntar en rekke nye lovbestemmelser som tidligere kun var nedfelt i GRFS, som for eksempel krav til å innhente uttalelse fra tidligere regnskapsfører, frasigelsesplikt og gjennomgang av kundens interne rutiner. Dette viser ikke bare viktigheten av GRFS, men når ny regnskapsførerlov trer i kraft vil følgelig enkelte brudd på GRFS være direkte brudd på regnskapsloven og vil kunne sanksjoneres med overtredelsesgebyrer fra Finanstilsynet.
I denne artikkelen vil vi trekke frem noen hovedpunkter fra ny GRFS, og gi deg noen tips til hvordan du kan tilpasse deg ny GRFS allerede nå.
Forenkling og modernisering
Formålet med ny GRFS har vært å forenkle, modernisere og tilpasse innholdet til ny regnskapsførerlov. Det er nå en mer rendyrket og slankere GRFS vi finner i det nye utkastet. Dette innebærer at omtale av forhold som ligger utenfor god regnskapsføringsskikk er tatt u. Dette gjelder for eksempel reglene om hvitvasking, personvern og risikostyring. Disse reglene må man i stedet søke opp i de respektive rettskildene.
Det er videre gjort en del forenklinger i standarden ved at nye begreper er definert og at kravene til for eksempel oppdragsdokumentasjon er strammet inn.
Krav om forsvarlig kvalitetsstyring
Ny regnskapsførerlov inneholder krav om forsvarlig kvalitetsstyring, som skal omfatte retningslinjer og rutiner for å sikre at regnskapsoppdragene utføres og dokumenteres i samsvar med loven for øvrig.
Som forventet er kravet til forsvarlig kvalitetsstyring utdypet og fulgt opp i ny GRFS. «Forsvarlig kvalitetsstyring» innebærer ifølge den nye standarden at regnskapsforetaket må organiserer seg slik at det blir tilstrekkelig trygghet for at de regnskapsoppdragene regnskapsforetaket påtar seg, utføres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk. Momenter man skal ta hensyn til ved utformingen av kvalitetsstyringen er antall medarbeidere, medarbeidernes kompetanse, oppdragenes størrelse og kompleksitet og de systemer som benyttes. Kvalitetsstyringen skal videre tilpasses omfanget av og kompleksiteten i virksomheten.
Oppdragsansvar og risiko
I ny GRFS blir det presisert og konkretisert at det er den oppdragsansvarlige som skal sørge for at regnskapsoppdraget utføres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk.
Det fremgår eksplisitt at det er den oppdragsansvarlige som skal sørge for forsvarlig kvalitetsstyring på oppdraget, og oppdragsansvaret innebærer at oppdragsansvarlig er aktivt involvert i oppdragsutførelsen og setter av tilstrekkelig tid og ressurser til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Den oppdragsansvarlige har også ansvar for å sørge for kontrollhandlinger, hvor det er konkretisert handlinger som må gjennomføres minst én gang i året.
Det følger videre at den oppdragsansvarliges involvering og kontroll skal baseres på en risikobasert tilnærming. Momenter i vurderingen er blant annet oppdragets størrelse og kompleksitet, kompetansen til medarbeidere på oppdraget, regnskapsforetakets kvalitetsstyring og de IT-systemer som benyttes.
Begrunnelsen for å innta punktet om oppdragsansvar tidlig i kapittelet om oppdragsutførelse har vært at det da sterkere indikeres at kvalitetskontroll ikke er noe som bare skal utføres i etterkant, men at det like mye handler om å planlegge kontrollopplegget og legge til rette for gode kvalitetssikringsrutiner i forkant og løpende underveis i oppdraget.
Forståelse av kundens virksomhet
I ny GRFS er det tatt inn et eksplisitt krav om forståelse av oppdragsgivers virksomhet. I denne bestemmelsen fremgår det at regnskapsfører skal ha tilstrekkelig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å kunne identifisere og forstå hendelser, transaksjoner og andre forhold som kan ha vesentlig betydning for oppdraget.
Bestemmelsen spesifiserer hva regnskapsførers forståelse av oppdragsgivers virksomhet normalt vil omfatte, bl.a. særskilt regelverk som oppdragsgiver er underlagt, bransjen det drives i, eier- og ledelsesstruktur, type transaksjoner og vesentlige investeringer og avtaler.
Dette nye kravet til å kjenne sin kunde har utvilsomt en sammenheng med hvitvaskingsloven, men det strategiske aspektet er langt mer spennende. Kanskje det nå er på tide å rendyrke kundesegmentet sitt?
Regnskapsførers tilbakeholdsrett
Tilbakeholdsretten som i gjeldende GRFS fremkommer av pkt. 4.4 er tatt fullstendig ut av utkastet til ny GRFS. I ny GRFS fremgår det eksplisitt at spørsmål om tilbakeholdsrett ikke omhandles av standarden. Vi er glade for at vårt høringsinnspill om at regnskapsførers tilbakeholdsrett ikke burde omtales i ny GRFS har blitt lagt til grunn:
«Slik GRFS punkt 4.4 er utformet i dag, er regnskapsfører avskåret fra sin retensjonsrett. Dette er svært uheldig. Det foreligger ikke noe rettsgrunnlag for å kunne pålegge den som oppbevarer materiale å utlevere dette og å sette materiale mottatt fra oppdragsgiver i en slik særstilling som GRFS per dags dato gjør, når kunden ikke har levert sin ytelse. Dessuten er regnskapsmateriale og regnskapsdata etter regnskaps- og bokføringslovgivningen fra et grunnleggende perspektiv alltid oppdragsgivers materiale. At regnskapsfører må ha en retensjonsrett må derfor være åpenbart.»
Hele vårt høringsinnspill kan du lese her.
Regnskapsførers tilbakeholdsrett er nå utelukkende et obligasjonsrettslig spørsmål som bør avklares i oppdragsavtalen. I praksis vil tilbakeholdsretten skje ved å stenge kunden ute av regnskapssystemet i de tilfeller regnskapsfører er lisenshaver.
Vi i Advokatfirmaet Strandenæs holder denne høsten kurs i ny regnskapsførerlov. Neste kurs holdes 10. november. Klikk her for å lese mer og melde deg på! Den 26. oktober holder vi webinar om ny GRFS. Meld deg på vårt nyhetsbrev for å motta mer info om kursinnhold og påmelding.
