Varslingssaker er krevende for alle involverte. Media elsker å grave i, og bruke store bokstaver når de omtaler varslingssaker, og ingenting er som David mot Goliat, den lille ansatte mot den store arbeidsgiveren.
Selv om de fleste varslingssakene ikke havner i media, og mange av dem heldigvis løser seg utenom rettssalene, er det viktig å håndtere varslinger på en god måte. Har man gode varslingsrutiner er mye gjort. Hvis din virksomhet ikke har optimale varslingsrutiner, er det på høy tid på få utarbeidet noen.
Hva er en varsling?
Det er ingen definisjon av «varsel» eller «varsling» i arbeidsmiljøloven (aml.), men loven beskriver at en «arbeidstaker kan varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet», jf. aml. 2A-1 (1). Det er ingen formkrav til en varsling, og hva man kaller ytringen har ingen betydning. Det er innholdet og hvem som kommer med ytringen som er avgjørende. En ytring kan derfor være et varsel selv om den kalles for bekymringsmelding eller avviksmelding.
Etter loven er det i de tilfellene at en «arbeidstaker» sier ifra om kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass at det blir snakk om et varsel eller en varsling. Begrepet arbeidstaker omfatter også innleide arbeidstakere. Videre gjelder retten til å varsle ikke bare i de tilfellende der det foreligger et tydelig arbeidstaker/arbeidsgiverforhold, men også for grupper som utfører arbeid i en virksomhet som er omfattet av arbeidsmiljøloven. Dette gjelder f.eks. vernepliktige og elever ved institusjoner som har undervisning som formål.
Varslingen fra arbeidstaker må også dreie seg om «kritikkverdige forhold» i arbeidsgivers virksomhet. Eksempler på hva som kan anses som «kritikkverdige forhold» er beskrevet i aml. § 2A-1 (2). Begrepet omfatter bl.a. forhold som innebærer fare for liv eller helse, myndighetsbruk og uforsvarlig arbeidsmiljø. Listen i § 2A-1 (2) er ikke uttømmende, slik at også andre forhold enn de som nevnes her kan anses kritikkverdige. Dette kan f.eks. være brudd på etiske standarder. Rent politiske eller faglige ytringer vil ifølge forarbeidene til bestemmelsen i utgangspunktet ikke regnes som varsling om kritikkverdige forhold.
Ytringer om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling, med mindre forholdet omfattes av (2), jf. § 2A-1 (3). En ytring fra en arbeidstaker om at man er misfornøyd med arbeidsmengden, egen lønn eller fordeling av arbeidsoppgaver vil være eksempler på dette.
Plikt til å utarbeide varslingsrutiner
Det er aml. kapittel 2A som regulerer varsling.
I aml. § 2 A-6 (1) fremgår det at virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter å ha rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre ansatte skal ha slike rutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier det.
Bestemmelsen tar sikte på håndtering av intern kritikk. Plikten omfatter ikke å legge til rette for offentlig varsling, dvs. varsling til offentlige myndigheter, media eller offentligheten for øvrig.
Denne bestemmelsen innebærer altså en plikt for alle virksomheter med minst fem ansatte til å utarbeide varslingsrutiner. Ved beregningen av antall ansatte skal det tas hensyn til både faste, midlertidige og innleide arbeidstakere.
Hvis virksomheten har færre en fem ansatte skal man også ha varslingsrutiner dersom «forholdene i virksomheten tilsier det». Forarbeidene til bestemmelsen uttaler at terskelen for at plikten skal inntre er lav, og at det er først og fremst ukompliserte virksomheter med få ansatte som vil falle utenfor». Driver man en liten butikk med to ansatte er det kanskje ikke så store behov for varslingsrutiner som det er for større virksomheter med mange ansatte. Hvorvidt det er behov for varslingsrutiner, vil også avhenge av risikoforholdene og ytringsklimaet i virksomheten.
Hvem skal lage rutinene?
Varslingsrutinene skal utarbeides i tilknytning til virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, jf. aml. § 2A-6 (2). Selv om rutinene skal utarbeides i et samarbeid mellom arbeidsgiver og de ansatte er det arbeidsgiver som har ansvaret for at det utarbeides varslingsrutiner.
Hva skal rutinene inneholde?
Aml. § 2A-6 (3) og (4) sier noe om minstekravet til innholdet i varslingsrutinene. De sier også at varslingsrutinene skal være skriftlige. Rutinene skal for det første ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle, jf. (3). Dette er det vel strengt tatt unødvendig å si, da varslingsrutinene selvsagt ikke skal kunne begrense de ufravikelige kravene i loven. Det varslingsrutinene minst skal inneholde er etter (4)
• en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• fremgangsmåte for varsling
• fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling.
Enhver virksomhet bør være interessert i at de ansatte varsler i fra når det foreligger kritikkverdige forhold i virksomheten. Rutinene skal derfor inneholde en oppfordring til å varsle.
Fremgangsmåten for hvordan man skal varsle skal også inngå av rutinene. Dette gjelder bl.a. hvordan man skal varsle og til hvem. Kan man f.eks. varsle via SMS, telefon eller e-post, eller har virksomheten et eget varslingssystem?
Videre skal fremgangsmåten for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling beskrives i varslingsrutinene. Her bør det altså fremgå av rutinene hvem i virksomheten som skal behandle et varsel, hvordan dette skal gjøres og hvilke tiltak som skal gjøres hvis det avdekkes kritikkverdige forhold.
Loven angir altså minimumskravene til hva varslingsrutinene skal inneholde. Det er opp til hver enkelt virksomhet å vurdere sitt behov for mer utfyllende varslingsrutiner. Noen har f.eks. bestemmelser rundt bruken av anonyme varsler.
Rutinene skal være lett tilgjengelige for ansatte
Aml. § 2A-6 lovfester at rutinene skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten. Dette kan gjøres ved f.eks. å ha varslingsrutinene liggende på virksomhetens hjemmesider eller lett tilgjengelig på virksomhetens eget varslingssystem.
Arbeidstilsynet kan gi pålegg ved manglende varslingsrutiner
Plikten til å utarbeide varslingsrutiner faller inn under Arbeidstilsynets tilsyns- og påleggskompetanse, jf. aml. §§18-1 og 18-6. Dersom Arbeidstilsynet i forbindelse med tilsyn avdekker at en virksomhet med mer enn fem ansatte ikke har disse rutinene på plass, vil det kunne gis pålegg til arbeidsgiver om å utarbeide rutiner. Arbeidstilsynet kan også kontrollere at innholdet i rutinene oppfyller minimumskravene i loven, og at rutinene er utarbeidet i fellesskap med de ansatte og deres tillitsvalgte. Ved pålegg vil arbeidsgiver få varsel om at manglende oppfyllelse av pålegg fra arbeidsgivers side vil kunne gi grunnlag for tvangsmulkt inntil det kan dokumenteres at rutinene er på plass og/eller samarbeid med de ansatte er etablert.
Advokatfirmaet Strandenæs vil holde et webinar med tema «Håndtering av varsler» 24. august fra 13-15. Informasjon og lenke til påmelding finner du her.
